Projektmanagement im Glas

In der aktuellen Folge von Projektmanagement im Glas widmen sich Host Christian Dürk und seine Kollegin Stefanie Schandl einem oft unterschätzten Thema: Ausschreibungen im Kontext von IT-Dienstleistern. Stefanie, erfahrene Projektleiterin bei der Corivus AG, teilt ihr umfangreiches Wissen und ihre Praxiserfahrungen rund um die Themen Ausschreibungen und Auswahl von IT-Dienstleistern.

Gemeinsam diskutieren sie, warum Ausschreibungen ein essenzieller Bestandteil erfolgreicher Projekte sind, welche Phasen sie umfassen und welche Schritte unbedingt beachtet werden sollten. Von der präzisen Definition von Anforderungen über die Marktanalyse bis hin zur Auswahl der passenden Dienstleister geben die beiden hilfreiche Tipps und Beispiele aus der Praxis.
Ein Schwerpunkt liegt auf der Erstellung von Anforderungskatalogen, Leistungsbeschreibungen und der sorgfältigen Gestaltung von Verträgen. Stefanie erklärt, welche Vertragsarten – wie Werkverträge oder Kauf- und Dienstleistungsverträge – sich in welchen Szenarien anbieten und worauf bei der Auswahl geachtet werden muss. Besonders spannend sind ihre Einblicke in typische Herausforderungen, wie etwa die Gewichtung von Fachlichkeit und Preis oder die Gestaltung von Change-Request-Prozessen.

Takeaways

• Präzise Anforderungsdefinition: Gute Vorbereitung mit Einbindung aller relevanten Stakeholder ist essenziell.


• Marktanalyse: Vorab den Markt erkunden, um Aufwand und Nutzen einer Ausschreibung abwägen zu können.


• Vertragliche Leitplanken: Sorgfältige Definition von Anforderungen, Leistungsbeschreibungen und Vertragsbedingungen hilft, spätere Konflikte zu vermeiden.


• Passende Vertragsart wählen: Werkvertrag oder Dienstleistungsvertrag – die Wahl sollte zur Projektstrategie passen.


• Bewertungskriterien festlegen: Klare Gewichtung von Fachlichkeit und Preis sichert Transparenz und Qualität.


• Zeit als Erfolgsfaktor: Zwei bis drei Monate für die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen einplanen und Anbieter ausreichend Zeit für Angebote geben.


• Teststellungen nutzen: Praxisorientierte Tests decken Schwächen auf und erhöhen die Qualität der Dienstleisterauswahl.


• Kommunikation ist der Schlüssel: Regelmäßige Abstimmungen und eine klare Steuerung des Prozesses sind unerlässlich.

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